Twórz zespoły wsparcia odpowiadające rzeczywistemu podziałowi odpowiedzialności i dostępności osób obsługujących.
Zanim zaczniesz
- Wymień kolejki, których organizacja rzeczywiście potrzebuje.
- Potwierdź, którzy użytkownicy operacyjni mogą pracować w tej instancji.
Twórz zespoły o konkretnym przeznaczeniu
Używaj zespołów do określania rzeczywistego zakresu odpowiedzialności, na przykład za rozliczenia, wsparcie techniczne lub konkretną lokalizację. Dodaj osoby, które mogą obsługiwać daną kolejkę, i w razie potrzeby wskaż przełożonych.
Zadbaj o jasny podział odpowiedzialności
Przypisz każdą skrzynkę i formularz publiczny do zespołu, który powinien otrzymywać zgłoszenia. Unikaj zespołów bez osoby odpowiedzialnej operacyjnie.
Krok po kroku
- Otwórz Ustawienia i Zespoły.
- Utwórz zespół z jasną nazwą operacyjną.
- Dodaj tylko użytkowników z dostępem do tej instancji.
- W razie potrzeby oznacz przełożonych.
- Przypisz zespół do odpowiedniej skrzynki i formularza.
Końcowa kontrola
- Każdy zespół ma osobę odpowiedzialną operacyjnie.
- Przypisane osoby obsługujące mają dostęp do instancji.
- Żaden aktywny kanał nie kieruje zgłoszeń do pustego zespołu.
Wskazówka: Lepiej utworzyć kilka kolejek z jasno określoną odpowiedzialnością niż wiele zespołów dublujących te same zadania.